甘肃律师建如何在合同中设置有效送达条款

2021-07-24 10:40:30

在实际审查合同的过程中,经常发现合同中没有约定明确的送达条款,有的合同甚至只有签约双方的名称,没有地址、电话、传真、联系人等基本信息。但是,看似在合同中并不起眼的送达条款引起的纠纷却越来越多。那么,为什么送达条款如此重要?以笔者的执业经验总结认为,甘肃解开律师事务是认为主要有以下几方面原因:

1、合同注明地址并不当然为有效送达地址。

合同中对签约方地址的注明并不当然为送达条款。如果合同中没有对该地址进行特别说明,那么合同签约方能否依据该地址向其他签约方进行有效送达仍可能存在争议。一方面,合同的签约方存在变动地址而未及时通知其他签约方的可能性;另一方面,即使依该地址进行送达也不能完全避免商业信函、诉讼文书被对方拒收、退回从而造成无效送达的可能。

2、完备的送达条款有利于合同各方有效地履行通知义务。

一个完备的送达条款一般包括送达信息、送达方式、送达不能的界定及其法律后果等。合同中约定送达条款并不仅仅是为了方便签约各方互相发送通知而写明签约方的地址、邮箱等送达信息;送达条款的目的是在便于发送通知的基础上,进一步确保该通知的发送是有效的送达,避免纠纷发生时因送达存在瑕疵而被认定为未及时、有效送达而承担不利后果。

3、完备的送达条款有利于节省诉讼成本。

如果在合同中明确将送达地址约定为法律文书的送达地址,则一旦合同履行发生争议提起诉讼的,可以直接依据约定地址直接送达法律文书,避免因无法直接送达而不得不采用公告送达的情况;这极大地降低了当事人的诉讼时间成本(如果采取公告送达,一个诉讼程序一般至少需要起诉状、判决书两次公告,每次公告对于境内主体为2个月、对于境外主体为6个月),有利于案件的迅速推进。因此,合同中设置完善有效的送达条款显得尤为重要。

如何设置完善有效的送达条款?

1、送达信息

送达信息主要包括:主体名称、联系地址、传真号码、指定联系人、联系人联系电话、电子邮件等。具体而言:主体名称应当与该签约主体的名称一致,若实际填具第三方主体名称的,则应当辅以相应的关联关系证明以及授权委托文件;联系地址并非简单地照抄注册地址,尤其是在注册地址与实际经营地址不一致的情况下,应当填写实际经营地址;虽然适用范围越来越小,但目前仍客观存在部分单位、业务以传真方式往来文件,对此类合同,建议明确具体传真号码;指定联系人建议填写今后合同履行的直接负责人、对接人,其联系电话应完整填写手机以及办公电话;电子邮件应尽量以企业邮箱为准。

2、送达方式

  通常的送达方式主要包括:邮寄送达(含快递以及信件)、专人当面送达、电子送达等。如约定送达方式中含有电子送达,则应明确约定关于电子送达的方式和方法,并明确约定电子送达产生与书面送达同等效力。电子送达方式一般包括:邮件、传真、微信等。在某一些具体合同义务中,建议明确排斥电子送达,如建设工程合同中结算资料、委托设计中的设计图纸等,若适用电子送达,可能无法达到送达的法律效果。

3、法律后果

  送达条款约定中,必须明确告知签约方就其提供送达信息的有效性、真实性负责,并告知签约方;其他签约方或者人民法院按照其提交的送达信息和送达方式进行送达的,即使送达不成,亦具有推定送达的法律后果。这是送达条款约定的核心条款。为确保签约各方明确知晓何为“送达不成”,应列举常见的送达不成情形,如表述为 :

  a.包括但不限于收件人身份不明

  b.无人签收

  c.地址不详

  d.地址搬迁

  e.长期未自取

  f.数据电文被退回、拒收等。

  同时,对“送达不成”的不利后果也应当明示。即若通过合同约定送达方式及送达信息送达不成,则以文书退回之日或交邮后第X日视为送达。

4、变更送达信息

  自然人、法人、其他组织均有可能在较长的合同履行期间和诉讼期间内变更住所地或者相关送达信息;故而明确约定地址变更应方当向合同其他各方及时告知变更后的送达信息是不可或缺的。对于送达信息变更可以这样进行约定:如果当事人经合同确认的送达信息发生变更,应在3日内及时通知其他当事人,其他当事人实际收到变更通知前作出的送达仍有效。为保证合同履行的效果,建议收到变更通知一方应就变更已发生至收到变更通知书期间发生的送达,根据变更后的送达信息再进行一次送达。

5、适用范围

  送达条款约定中,应当明确合同中的送达信息持续适用于合同履行期间,以及一旦发生争议进入民事诉讼后的一审、二审、再审和执行程序。这一条款,一方面为法院提供了送达条款约定适用于审判、执行全过程的明确依据,另一方面也强化了法律后果告知条款的作用。同时,应当约定送达条款效力独立于合同其他条款效力。