律师对于企业公章管理的建议

2021-12-24 10:46:29

甘肃解开律师事务所分享企业用章管理建议

01
建立公章的日常保管制度以及使用登记制度

明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程。公章使用登记档案的建立非常重要,有利于项目部公章使用管理,有利于私盖、假冒项目部公章的识别,施工企业应予重视。

(1)申请盖章人员应在登记文本中对有关事项、时间等进行登记签字,登记文本应有页码且为连续;

(2)对所加盖文书复制留存,多页文书且没有必要留存全部复制件的,可对盖章页等做部分留存,按先后时间归档;

(3)保管人员应对登记文本及档案妥善保管,避免损毁或遗失,一定期限后将登记文本档案向主管科室备份。

02
建立统一的印章使用台账

印章使用审批建议采取以下两种方案:

方案一:在线审批

可以采用在线第三方软件,在线填写用章时间、用章人、用章事由、盖章材料备案(拍照上传)等详细资料。审批人提交后,由直属部门领导、公司事务管理负责人、总经理审批后,方可用章。

若第一轮审批不通过,就无法进入后面的审批流程。

方案二:纸质版印章使用台账

纸质版印章使用台账需要填写的内容包括:(1)申请部门或单位用印印章名称;(2)用印文件名称及份数;(3)经办人姓名;(4)审批人姓名;(5)批准人审批意见;(6)申请用印日期。

申请使用印章的部门必须按印章管理规定履行审批程序,经过企业领导批准。经企业领导批准后,印章使用部门应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

方案三:电子印章

电子印章,是可靠电子签名的可视化表现形式,以密码技术为核心,将数字证书、签名密钥与实物印章图像有效绑定,用于实现各类电子文档完整性、真实性和不可抵赖性的图形化电子签名制作数据。

电子印章本质上是数据,也是电子签名的一种表现形式,属于《中华人民共和国电子签名法》规定的“电子签名”“数据电文”。而在获得与盖章、签字的效力的意义上,需要将电子印章作为电子签名看待,因此,电子印章如需产生法律效力,应当符合《电子签名法》对于电子签名的效力规定。随着当前社会发展趋势,加强对电子印章的管理已经成为了大势所趋。

03
印章保管人员必须加强对印章的保管

公司各类公章都应当委派专人保管,严格执行“随用随盖、人在章在、人离章收”的保管要求。

(1)公章应存放在带锁的专用箱柜内,实行专人专柜保管;

(2)对于保管人员,应慎重选择,并由其签订保管责任书,明确保管责任;

(3)规定保管人无独立使用公章权力,但具有监督使用权力;

(4)保管人必须保证公章使用时处于自己视线范围;

(5)保管人暂时不能保管的,应安排临时保管人员并办理交接手续,注明移交人、接收人、监督人、移交时间、交接资料清单等;

(6)尽量减少公章外出使用情形,确需将公章带出使用的,应提交申请报告,经领导等主管领导同意,二人以上同行;

(7)保管人员对保管期间的异常情况应及时向领导汇报。

04
禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章

(1)尽量避免对外出具盖有公章的空白介绍信、空白授权事项授权委托书;

(2)如因特殊情况需要开具时,应经领导审批同意,使用人在空白件复印件上作出签收说明,并在填写内容之后至使用之前复印或拍照,交存公章管理部门归档;

(3)对于未提交原件的介绍信、授权书,使用人应一并交回公章管理部门归档;

(4)对加盖企业公章的介绍信、授权委托书应统一编号登记,以备存查。

05
明确公章使用范围

(1)对公章使用范围、使用格式等作出明确规定。

(2)对于有高风险的用章行为,作出明确规定,限制其适用范围。如设置不同的专用章,并加以编号,分别加以区分权责以及使用授权,使得各部门工作人员能够在用章的时候更加谨慎。

(3)对于公司重要文件、资金事项、对外重大投资事项等涉及公司重大权益的法律文件、法定代表人授权书委托事项、公司公函、向政府部门报告事项等重大用印事项原则上应当在用印管理办法或用印制度中清楚列为只可适用公司公章以及法定代表人印鉴章。

(4)企业可在公司网站等媒介公示印章格式及使用范围等内容。